Conservazione sostitutiva dei Documenti

Cos'è

Il servizio UnaDoc è un sistema di conservazione ottica sostitutiva dei documenti che permette di mantenere e garantire nel tempo l'integrità di un documento informatico, nel rispetto della normativa vigente (Deliberazione CNIPA n.11/2004 e Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministro dell’Economia e delle Finanze).
Pensato per imprese, pubbliche amministrazioni, e professionisti il servizio è erogato via web ed è accessibile attraverso qualsiasi sistema di Gestione Documentale e/o Gestionale ERP già installato presso il cliente.

Caratteristiche del servizio

Il servizio presenta le seguenti caratteristiche:

• Aderenza alla normativa in materia di conservazione sostitutiva dei documenti (Delibera CNIPA 11/2004 e DMEF del 23 gennaio 2004) e continuo adeguamento normativo;
• Delega ad InfoCamere delle responsabilità sul procedimento di conservazione (firma e marca temporale della Certification Authority InfoCamere);
• Facile integrabilità nel Sistema di Gestione Documentale e/o Gestionale ERP tramite tecnologia web services;
• Accesso al servizio in ASP (Application Service Providing) in modalità sicura esibizione a norma online via web dei documenti conservati.

Vantaggi

Adottando la soluzione InfoCamere di conservazione sostitutiva dei documenti, si può godere di una serie di vantaggi che possono essere facilmente sintetizzati in:

• Conservazione dei documenti in una forma meno dispendiosa in termini di spazio: non sarà più necessario disporre di un magazzino apposito, allocare i documenti mandati in conservazione in maniera tale da garantirne un rapido recupero, procedere periodicamente allo scarto dei documenti non più utili, eccetera;
• Garanzia contro il degrado negli anni dei documenti: non sarà più necessario utilizzare carta e inchiostro non deperibili o garantire una scarsa movimentazione degli incarti perchè resistano più a lungo;
• Conservazione a norma nel tempo dei documenti informatici all'origine: UnaDoc permette di conservare a norma un documento digitale, gestendo tutte le problematiche connesse alla sua validità nel tempo (gestione della firma e della marca temporale);
• Eliminazione dei costi nascosti: una gestione completamente elettronica dei documenti permette l'abbattimento dei costi nascosti (stampa, fotocopie, toner delle stampanti, classificatori, etichette, etc. etc.) prodotti dalla conservazione cartacea, ma che di solito non vengono ad essa collegati